利用マニュアル

HoteKan設備・備品の使い方を紹介
アカウント登録方法から修繕登録・編集、備品の増減入力方法など

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アカウントについて

HoteKanアカウント登録する
HoteKanの招待メールを受け取る
  • HoteKanのオーナーもしくは管理者権限をもった方がユーザーを追加すると、そのユーザーに招待メールが届きます。
HoteKanアカウントを作成
  • HoteKanの招待メールの「1.HoteKanアカウントを作成します」の下に記載されているアカウント作成URLをクリックします。
HoteKanパスワードの作成
  • 1つのHoteKanアカウント&パスワードで、HoteKan設備・備品など全てのHoteKanのサービスにサインインできるようになります。
  • HoteKanの共通パスワードを(自由に)入力します。
  • 「パスワードを登録」をクリックします。
  • 招待メールが届いたメールアドレスに、確認用のメールが届きます。
メールアドレスの確認
  • 「HoteKanアカウントのメールアドレス確認」というタイトルのメールが届きますので、メールを開きます。
  • メール本文中のURLリンクをクリックします。
HoteKanアカウントの作成完了
  • 「メールアドレスは確認済みです」が表示されれば、無事HoteKanアカウントの作成が完了です。
HoteKanにサインインする
HoteKan招待メールを開く
  • HoteKanの招待メールを開き、「3.HoteKan設備管理(or備品管理)にログインする」の下にあるログインURLをクリックします。
HoteKanにサインインする
  • HoteKanアカウントのメールアドレス(招待メールが届いたメールアドレス)を入力します。
  • HoteKanアカウントのパスワードを入力します。
  • 「サインイン」をクリックして完了です。

HoteKan設備について

ユーザーの追加・変更・削除をする
ユーザーの追加
  • 右上メニューの人型マークをクリックして、「組織を管理」をクリックします。
  • 左下に表示される「+ユーザーを追加」をクリックします。
  • 中央に表示される「ユーザープロフィール」に入力をしていきます。「プロフィール画像」「名前」「メールアドレス」「役割(権限)」を入力して「保存する」をクリックします。※プロフィール画像は必須ではありません。
  • 登録した「メールアドレス」宛にHoteKan設備の招待メールが届きます。
  • 招待メールのリンクURLからHoteKan設備にログインします。※アカウント作成されていないユーザーの場合は、アカウント作成画面に移動します。
ユーザーの編集
  • 右上メニューの人型マークをクリックして、「組織を管理」をクリックします。
  • 変更したいユーザーを選択して、「編集する」をクリックします。
  • ユーザープロフィールの内容が表示されるので、変更したい項目を入力して「保存する」をクリックします。※メールアドレスは変更できません。新しいメールアドレスに変更する場合は新しくユーザー追加する形になります。
ユーザーの無効化
  • 右上の人型マークをクリックして、「組織を管理」をクリックします。
  • 一時的に利用停止したいユーザーを選択して、「無効にする」をクリックします。
ユーザーの削除
  • 右上の人型マークをクリックして、「組織を管理」をクリックします。
  • 削除したいユーザーを選択して、「削除する」をクリックします。
  • 最終確認として、削除する「ユーザー名」を改めて入力すると削除が完了します。
修繕(設備異常)を追加する
修繕を追加
  • 右上メニューの「+」マークをクリックします。
修繕(異常)内容の入力
  • インシデントの詳細入力画面に切り替わります。

    インシデントの画像: 異常の起きている設備の写真
    内容: 異常の内容(例.天井から水漏れしている)
    場所: 設備の場所(自由記述)
    フロア: 階数の選択(選択式:要初期設定)
    部屋: 客室番号や部屋の名称(選択式:要初期設定)
    設備カテゴリ: 異常のある設備種類(選択式)
    影響: 設備異常による影響度合い(選択式:売止/アサイン注意)

    を入力して、「保存する」をクリックします。
    ※「内容」のみ必須入力項目になります。

修繕(異常)内容の登録完了
  • オレンジ色の「未解決」マークがついた状態で、設備異常内容が登録されます。修繕一覧の中にも自動的に追加されます。
修繕の経緯(修繕チャット)を追加する
該当の修繕内容を選択
  • 左側のサイドメニュー(スマートフォンの場合は最下部メニュー)の「!」マークをクリックします。
  • インシデント(設備異常)の一覧が表示されますので、修繕するインシデントを選択してクリックします。
修繕の経緯(修繕チャット)を追加
  • 該当インシデント内容の「チャット」タブをクリックします。
  • 該当のインシデント専用のチャットが開かれます。
  • ここに現調日時の調整や見積書の貼り付け、修繕途中の写真などをアップしていきます。
修繕チャットのメンバーを選定
  • 該当インシデント内容の「情報」タブをクリックします。
  • この修繕チャットを閲覧・追記できるメンバーを選定することができます。
    管理者: 全てのインシデントの閲覧・チャット参加が可能
    (ユーザーの追加や削除も可)
    メンバー: 全てのインシデントの閲覧・チャット参加が可能
    (ユーザーの追加や削除は不可)
    ゲスト: 許可されたインシデントのみ閲覧・チャット参加が可能
    (ユーザーの追加や削除は不可)
修繕完了を登録
  • 該当インシデント内容の「詳細」タブをクリックします。
  • 「解決済」の✔マークをクリックすると、インシデントの解決内容を入力する画面が表示されます。
    解決後の画像: 修繕完了した後の設備の画像
    解決策の詳細: 異常の解決方法(自由記述)
    コスト: 修繕にかかったコスト(金額入力)
    を入力して、「保存する」をクリックします。
修繕内容を確認する
確認したい修繕内容を選択
  • 左側のサイドメニュー(スマートフォンの場合は最下部メニュー)の「!」マークをクリックします。
  • インシデント(設備異常)の一覧が表示されますので、確認したいインシデントを選択してクリックします。
修繕内容を確認
【詳細】
  • 未解決: 修繕が完了していない場合はオレンジ色になっています
  • 解決済: 既に修繕が完了しています
  • インシデントの詳細: 異常が発生した際に登録された内容です
  • インシデントの解決: 修繕が完了した際に登録された内容です
【チャット】
  • 設備の異常発生から修繕完了までにやり取りされたチャット内容が確認できます
【情報】
  • 該当インシデントの内容・チャットへの閲覧・編集権限のユーザーリストが確認できます
フロア/ルーム/設備カテゴリ/影響の項目を追加・変更・削除する
フロアの編集
  • 右上の人型マークをクリックして、「施設を管理」をクリックします。
  • サイドメニューの「フロア」をクリックします。
  • 各フロアの番号の右側にある「鉛筆」マークをクリックすると、フロアの名称を変更することができます。
フロアの追加
  • フロアリストの上部に表示される「+」をクリックすると、フロアを追加することができます。
フロアの削除
  • 各フロアの番号の右側にある「ゴミ箱」マークをクリックすると、登録したフロアを削除することができます。
ルームの編集
  • 右上の人型マークをクリックして、「施設を管理」をクリックします。
  • サイドメニューの「ルーム」(部屋)をクリックします。
  • 該当するフロアを選択します。
  • 各ルームの番号の右側にある「鉛筆」マークをクリックすると、ルームの名称を変更することができます。
ルームの追加
  • ルームリストの上部に表示される「+」をクリックすると、ルームを追加することができます。
ルームの削除
  • 各ルームの番号の右側にある「ゴミ箱」マークをクリックすると、登録したルームを削除することができます。
設備カテゴリの無効化
  • 右上の人型マークをクリックして、「設備を管理」をクリックします。
  • サイドメニューの「設備カテゴリ」をクリックします。
  • 各設備カテゴリの右側にあるスライドマークをクリックすると、無効化・有効化を切り替えることができます。
  • ※設備カテゴリは初めから登録されている内容となっております。新しい設備カテゴリの追加登録が必要な場合は別途ご相談ください。
影響の追加
  • 右上の人型マークをクリックして、「施設を管理」をクリックします。
  • サイドメニューの「影響」をクリックします。
  • 各影響リストの上部に表示される「+」をクリックすると、影響の内容を追加することができます。
影響の無効化
  • 各影響内容の右側にあるスライドマークをクリックすると、無効化・有効化を切り替えることができます。
グループチャットを追加する
グループチャットを作成
  • 左側のサイドメニュー(スマートフォンの場合は最下部メニュー)の「吹き出し」マークをクリックします。
  • 左下の「+グループチャットを追加」をクリックします。
  • グループチャットの名称と説明(目的など)入力して、「保存する」をクリックするとインシデントとは関係ないグループチャットを作成できます。
グループチャットの参加メンバーの選定
  • 該当グループチャットの「情報」タブをクリックします。
  • グループチャットで閲覧・追記できるメンバーを選定することができます。
    管理者: 全てのグループチャットに参加可能
    メンバー: 許可されたグループチャットのみ参加可能
    ゲスト: 全てのグループチャットに参加できない
定期メンテナンスを追加・確認をする
定期メンテナンスを追加
  • 左側のサイドメニュー(スマートフォンの場合は最下部メニュー)の「カレンダー」マークをクリックします。
  • 左下の「+定期メンテナンスを追加」をクリックします。
  • 定期メンテナンスは、具体的には外壁洗浄や外窓清掃などの定期清掃から防災機器点検や貯水槽清掃、電気設備点検などの法定点検を指します。
    開始日: 定期メンテナンスの開始の日にち
    終了日: 定期メンテナンスの終了の日にち
    内容: 定期メンテナンスの実施内容(自由記述)
    場所: 定期メンテナンスを実施するエリア(自由記述)
    フロア: 定期メンテナンスの実施するフロア(選択式)
    部屋: 定期メンテナンスを実施する部屋名称(選択式)
    設備カテゴリ: 定期メンテナンスをする設備(選択式)
    を入力して保存すると登録されます。
確認したい定期メンテナンス内容を選択
  • 左側のサイドメニュー(スマートフォンの場合は最下部メニュー)の「吹き出し」マークをクリックします。
  • 登録済の定期メンテナンスの一覧が表示されますので、確認したい定期メンテナンスを選択してクリックします。
定期メンテナンスの通知
  • ダッシュボードの一番上の欄に、当月実施予定の定期メンテナンスが表示されます。クリックすると該当の定期メンテナンスの内容が表示されます。

HoteKan備品について

ユーザーの追加・変更・削除をする
ユーザーの追加
  • サイドメニューの「ユーザー管理」をクリックします。
  • 右上の「ユーザーを追加」をクリックします。
  • 追加するユーザーの「メールアドレス」「名前」「権限」を入力します。
  • 「権限」は「オーナー:全権限」「管理者:オーナーの変更はできない」「入力者:+/-入力専用のみログイン可」から選択できます。
  • 最後に「保存」をクリックして完了です。
ユーザーの変更
  • サイドメニューの「ユーザー管理」をクリックします。
  • 変更したいユーザーの「編集」をクリックします。
  • ユーザーの「メールアドレス」「名前」「権限」を変更します。
  • 最後に「保存」をクリックして完了です。
ユーザーの削除
  • サイドメニューの「ユーザー管理」をクリックします。
  • 削除したいユーザーの「編集」をクリックします。
  • 右下の「削除」をクリックして完了です。
備品の増減を入力する
「HoteKan備品@モバイル」を起動
  • 入力者は「HoteKan備品」の起動(自動的に「HoteKan備品@モバイル」になります)、もしくは管理者・オーナーはサイドメニュー左上の「HoteKan備品@モバイル」をクリックします。
配置エリアの選択
  • 在庫数を変動させる備品の配置されているエリアをクリックします。
備品を選択
  • 在庫数を変動させる備品をクリックします。
備品の増減を入力
  • 在庫を補充する際は、「+」を補充分だけクリックします。(+1→+2と増えていきます。間違えた場合は右上のゴミ箱マークで0に戻ります。)
  • 右下の「保存」マークをクリックして完了です。※保存をしないと反映されません。
  • 在庫から取り出す際は、「-」を取り出す分だけクリックします。(-1→-2と増えていきます。間違えた場合は右上のゴミ箱マークで0に戻ります。)
  • 右下の「保存」マークをクリックして完了です。
  • 100個や200個といった数量が多い場合は、ゴミ箱マークの上にある青色の長方形のマークをクリックすると、数字入力画面が出てきますので、こちらから数量を入力します。
  • 右下の「保存」マークをクリックして完了です。
備品の在庫数を確認する
配置エリアの選択
  • 在庫数を確認する備品の配置されているエリアをクリックします。
備品を選択
  • 在庫数を確認する備品をクリックします。
在庫数の確認
  • 現在の「在庫数」「在庫数履歴」「在庫使用履歴」を確認できます。
  • 右のタブの「備品詳細」をクリックすると、在庫の「保管場所」「発注担当者」「発注先」、備品の「画像」が表示されます。
備品の追加・変更・削除をする
備品を追加
  • サイドメニューの「備品の管理」「すべての備品から」をクリックします。
  • 右上の「備品を追加」をクリックします。
備品内容を入力
  • 「備品名」を入力します。(例)スリッパ
  • 備品を配置する「エリア」を選択します。(配置するエリア全てに☑を入れます。)
  • 備品在庫の「保管場所」を入力します。
  • 備品の「説明文」を入力します。(任意)
  • 備品の「画像」を撮影します。
  • 備品の「在庫情報(上限数、下限数、現在値)」を入力します。
  • 備品の「発注情報(発注担当者、発注先、単価、最低発注量)」を入力します。(任意)
備品の変更・削除
  • サイドメニューの「備品の管理」「すべての備品から」もしくは「エリアから」をクリックします。
  • 変更・削除する備品をクリックします。
  • 右上の「備品を編集」をクリックします。
  • 「備品名」「エリア」「保管場所」「説明文」「画像」「在庫情報」「発注情報」を変更できます。
  • 左下の「保存」をクリックして変更完了です。
  • 備品を削除する場合は、右下の「削除」をクリックして完了です。
エリアの追加・変更をする
エリアを追加
  • サイドメニューの「エリアを管理」「エリア管理」をクリックします。
  • 右上の「エリアを追加」をクリックします。
エリア内容を入力
  • 「エリア名」を入力します。(例)フロント
  • エリアの「説明文」を入力します。(任意)
  • エリアの「画像」を撮影します。
  • 「保存」をクリックして完了です。
エリアの変更・削除
  • サイドメニューの「エリアを管理」「エリア管理」をクリックします。
  • 変更・削除するエリアをクリックします。
  • 右上の「エリアを編集」クリックします。
  • 「エリア名」「説明文」「画像」を変更できます。
  • 左下の「保存」をクリックして変更完了です。
  • エリアを削除する場合は、右下の「削除」をクリックして完了です。